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「宅ふぁいる便」から顧客情報流出。ではGoogleDriveほかクラウドは安全か?

 ITジャーナリストの久原健司です。

 Gmailの右クリック機能がアップデートされると話題になりました。いままでは「メールのタブ移動・アーカイブ・既読/未読にする・削除」のみだったのが、「メールの返信、ミュートやラベルつけ」などが追加され、大幅に便利になるでしょう。一般ユーザーには2月22日から数日間で利用可能の予定とされています。今回は、新たに追加される機能について説明していきます。

右クリックでできるようになったこと

 まず、今回のアップデートでは以下の操作が右クリックで可能となりました。

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・ワンクリックで返信(全員に返信含む)、転送する
・送信者からのすべてのEメールを検索する
・同じ件名のすべてのメールを検索する
・複数の新しいウィンドウで複数のメールを同時に開く
・簡単にラベルを追加したり、メールを移動する

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 この中から、いくつかの操作をピックアップして説明します。

●「新しいウインドウで開く」
 この機能、一見すると大したことないように思えますが、実はとても便利なんです。

 皆さんは、返信メールの入力フォームが小さくて打ち込み辛いと感じたことははないでしょうか? そんなときに使えるのが「Shift+返信ボタン」。ポップアップのメール返信が立ち上がり、複数のメールを編集する際に便利な機能です。これが右クリックのみで出来るようになるのは大変ありがたいです。

●「ミュート」
 ミュート設定をすると、受信トレイには再表示されない機能です。複数人でやりとりをしている場合など、自分宛ではないメールをミュートにしておくと、大事なメールが受信フォルダに埋もれないので便利です。

 直接自分宛てのメールが届いた場合は、サブジェクトの前に[ミュート]という表記が付いた状態で受信トレイに表示されます。完全無視とはいかなくても、聞かれたときだけ返信する程度のメールであれば、効率化のためにも良い機能でしょう。

●「メールを検索する」
 検索フィールドに『from:“送信者メールアドレス”』で検索された結果が表示されます。返信し忘れがないかの確認や、過去に送信されてきたメールをササッと集めるときなどに使用すると便利です。

●「スヌーズ」
 今すぐ対応出来ないけれど、後で返信しようと思ったメールに対して一旦保留する場合に使う機能です。既読から未読にして残しておくユーザーもいますが、こちらの方が一覧はすっきり整理されます。

●「移動」
 一覧から別フォルダに移動するときに使います。スヌーズとは違い、読んだ後に対応不要の場合に利用されることが多くあります。

 今回は返信や転送といった、誰もが使用する機能がワンタッチで出来るようになる上、「新しいウインドウで開く」など知っていると便利な機能も操作可能となります。これを機に、メール返信の効率化を図っても良いかもしれませんね。

右クリック以外にもある!意外と知らないGmailの便利機能

 右クリック以外でGmailの便利機能といえば「メールの自動振り分け設定」です。

 同じアドレスを長く使っている人は、受信するメールの数がどんどん増えているでしょう。サービスや商品紹介のメール、メルマガなど、1つ1つに目を通していたら相当の時間がかかる上、大切なメールが埋もれてしまいます。

 そんな時に自動振り分け設定を行っておくと、自動的にごみ箱に捨てることができます。ごみ箱に捨てないにしろ、既読にしてラベルを付けて保管したり、転送することもできるわけです。

 スマホが普及して、メールが非常に便利になりましたが、その分膨大な量のやり取りを行うようにもなりました。今回紹介した右クリックや自動振り分け設定を使い、メールを断捨離することで、不必要なメールに振り回されない生活を送ってみてはいかがでしょうか?
久原健司
1978年生まれ。ITの人材派遣会社やソフトウェア開発会社を経て、2007年に株式会社プロイノベーションを設立。現在は、一般社団法人日本情報技術振興協会(JAPRO)認定講師として企業研修を行ったり、、日本一背の高いITジャーナリストとしてwebメディアでも活躍している。

https://nikkan-spa.jp/1550515